Conditions Générales d'Utilisation

1. Objet

SecretarIA est un service destiné aux entrepreneurs et entreprises en Suisse. Il utilise l'intelligence artificielle pour transformer vos commandes vocales, écrites ou photographiées en devis et factures structurés.

2. Usage professionnel

SecretarIA est destiné à un usage professionnel : vous devez être un artisan, un entrepreneur ou une entreprise agissant dans le cadre de votre activité pour créer un compte.

3. Responsabilité et exactitude

SecretarIA est un outil d'assistance : comme tout système automatisé, il peut produire des erreurs ou des omissions. Avant d'envoyer un devis ou une facture, vérifiez systématiquement les calculs et montants de TVA, les coordonnées de votre client, et vos descriptifs techniques.

Un document envoyé sans cette vérification reste de votre responsabilité, y compris en cas de litige avec votre client final. À l'inverse, un dysfonctionnement propre au service (panne, bug, perte de données imputable à SecretarIA) engage notre responsabilité selon les règles ordinaires — dans les limites permises par la loi, et sans que les présentes conditions puissent exclure à l'avance notre responsabilité en cas de dol ou de faute grave, ni toute autre responsabilité que la loi interdit d'exclure.

4. Propriété des données et de la plateforme

Les données que vous saisissez et les documents que vous générez vous appartiennent : SecretarIA n'acquiert aucun droit de propriété sur vos secrets commerciaux, vos listes de prix ou vos bases de données clients, sous réserve des droits dont vos propres clients ou des tiers disposeraient sur ces mêmes données.

À l'inverse, le logiciel, son code et sa marque appartiennent à SecretarIA ou aux tiers dont nous utilisons les composants sous licence. Votre abonnement vous donne un droit d'usage du service, pas un droit sur la plateforme elle-même.

5. Offres, essai et abonnement

Free : 3 devis ou factures par mois, sans carte bancaire. Les nouveaux comptes bénéficient en plus, selon les conditions en vigueur au moment de l'inscription, de quelques documents de bienvenue supplémentaires, utilisables sans limite de durée.

Essai Pro : 30 jours d'accès Pro complet, sans carte bancaire, utilisable une seule fois par compte — un compte l'ayant déjà utilisé, ou exclu de cette offre à notre discrétion (ex. usage abusif constaté), n'y a plus accès. À la fin de l'essai, si vous n'avez pas souscrit d'abonnement payant, votre compte repasse automatiquement en Free : rien n'est supprimé, vos devis, factures, clients et catalogue restent accessibles.

Abonnement Pro : facturé mensuellement ou annuellement (l'annuel inclut deux mois offerts), sans engagement de durée au-delà de la période en cours. Les paiements sont traités par notre prestataire Stripe.

Résiliation : vous pouvez arrêter le renouvellement automatique à tout moment ; votre accès Pro reste actif jusqu'à la fin de la période déjà payée, puis votre compte repasse en Free. Aucun remboursement au prorata n'est effectué pour la période en cours. Résilier votre abonnement ne supprime pas votre compte ni vos données : voir §9 pour la suppression de compte, et notre Politique de Confidentialité .

En cas d'échec de paiement au renouvellement, votre accès Pro est maintenu 7 jours pour vous laisser mettre à jour votre moyen de paiement ; passé ce délai sans régularisation, votre compte repasse en Free.

Générations Pro : un abonnement Pro donne un accès sans compteur pour un usage professionnel normal. Un garde-fou technique s'applique néanmoins à 100 nouvelles générations de devis ou factures par mois, destiné à prévenir les usages automatisés ou exceptionnellement intensifs — il n'a jamais été atteint par un usage normal. Au-delà de ce seuil, la création de nouveaux documents est bloquée jusqu'au mois suivant ; les documents déjà créés restent accessibles, et convertir un devis existant en facture ne compte pas comme une nouvelle génération. Un message vous invite alors à nous contacter pour évaluer, au cas par cas, une solution adaptée à votre activité.

Modification des tarifs : nous pouvons faire évoluer nos tarifs, avec un préavis d'au moins 30 jours avant leur entrée en vigueur pour les comptes existants. Une modification ne remet jamais en cause une période déjà payée. Un tarif de lancement acquis reste garanti tant que l'abonnement concerné reste actif sans interruption (une résiliation suivie d'un nouvel abonnement peut, elle, repartir sur le tarif alors en vigueur). Le tarif Fondateur (−50% à vie) suit une règle différente et plus protectrice : il reste acquis tant que le badge associé au compte n'est pas retiré, même après une interruption d'abonnement.

6. Programme de parrainage

Tout utilisateur disposant d'un compte SecretarIA peut inviter un nouveau client au moyen de son lien personnel de parrainage. Le rattachement au parrain se fait automatiquement, une seule fois, au moment de l'inscription du filleul via ce lien. Le filleul dispose alors de 90 jours à compter de cette inscription pour souscrire un abonnement Pro annuel et bénéficier de l'offre ; passé ce délai, le rattachement reste enregistré mais l'offre n'est plus utilisable.

Le filleul bénéficie d'une réduction de 91 CHF, appliquée une seule fois sur la première facture de son abonnement Pro annuel uniquement (non disponible sur l'abonnement mensuel, et non reconduite les années suivantes), selon le tarif annuel en vigueur au moment de sa souscription. Le parrain reçoit 100 CHF de crédit SecretarIA lorsque ce premier paiement annuel a été définitivement confirmé ; si ce paiement est annulé, remboursé ou contesté, le crédit correspondant est annulé.

Un compte bénéficiant déjà du tarif Fondateur n'est pas éligible à la réduction de 91 CHF en tant que filleul, et son parrainage ne déclenche pas de crédit pour le parrain ; un titulaire du tarif Fondateur peut en revanche parrainer normalement et recevoir les crédits correspondants.

Un nouveau client ne peut être rattaché qu'à un seul parrain, au moment de l'inscription ; aucun rattachement rétroactif ne peut être garanti. Les auto-parrainages, les parrainages entre comptes appartenant à la même personne ou société, et toute utilisation abusive du programme sont interdits.

Les crédits sont automatiquement déduits des prochaines factures SecretarIA et restent valables sans limite de durée à ce jour ; ils ne sont ni transférables, ni convertibles en espèces, ni remboursables, et cessent d'être utilisables en cas de suppression du compte du parrain. Sauf indication contraire, l'offre de parrainage n'est pas cumulable avec d'autres promotions. SecretarIA peut modifier, suspendre ou mettre fin au programme de parrainage à tout moment ; les crédits déjà acquis restent utilisables conformément aux conditions applicables lors de leur attribution.

7. Rôle de l'intelligence artificielle

Vos dictées, notes et photos sont traitées via l'API professionnelle d'OpenAI pour en extraire le contenu de vos devis et factures — un usage distinct du service grand public ChatGPT. Le détail de ces traitements (conservation, localisation) figure dans notre Politique de Confidentialité , que vous acceptez en utilisant le service.

8. Données de vos propres clients

Lorsque vous enregistrez dans SecretarIA des données concernant vos propres clients (nom, adresse, coordonnées), vous en êtes responsable du traitement ; SecretarIA agit à cet égard comme sous-traitant, pour votre compte et selon vos instructions.

À ce titre, SecretarIA s'engage à : ne traiter ces données que pour l'exécution du service, dans les limites de vos instructions ; ne pas les utiliser à d'autres fins ; garantir la confidentialité des personnes autorisées à y accéder ; appliquer des mesures de sécurité techniques et organisationnelles adaptées ; ne recourir qu'aux sous-traitants ultérieurs listés dans notre Politique de Confidentialité , en restant responsable de leurs manquements ; vous informer sans délai injustifié de toute violation de données affectant ces informations ; vous assister raisonnablement pour répondre aux demandes des personnes concernées ; et supprimer ou vous restituer ces données à la fin de votre relation contractuelle avec SecretarIA.

En cas de changement de sous-traitant ultérieur susceptible d'affecter vos données, nous mettons à jour cette liste dans notre Politique de Confidentialité ; pour un changement significatif, nous vous en informons également par email ou notification dans l'application. Sur demande écrite raisonnable, nous vous fournissons les informations nécessaires pour vérifier le respect de ces engagements ; pour une vérification plus poussée, nous pouvons convenir ensemble des modalités d'un audit, à vos frais et sans perturber excessivement notre activité.

9. Résiliation, suspension et suppression de compte

Résilier votre abonnement (§5) et supprimer votre compte sont deux démarches distinctes : la première arrête le renouvellement et vous ramène en Free à la fin de la période payée, la seconde efface vos données selon les modalités de notre Politique de Confidentialité . Vous pouvez demander l'une ou l'autre à tout moment en nous contactant.

SecretarIA peut suspendre ou résilier l'accès d'un compte en cas de violation manifeste des présentes conditions (notamment fraude, usage abusif du programme de parrainage, ou usage illégal du service), de façon proportionnée à la violation constatée. Sauf urgence (fraude avérée, risque pour le service ou des tiers), vous êtes averti au préalable et mis en mesure de récupérer vos données avant toute suppression définitive.

10. Modification des présentes conditions

Nous pouvons modifier ces conditions générales pour refléter l'évolution du service ou des obligations légales. En cas de modification substantielle, nous vous en informerons par email ou par une notification dans l'application avant son entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du service après cette date vaut acceptation des conditions modifiées.

11. Droit applicable et for

Les présentes conditions sont soumises au droit matériel suisse. Tout litige relève des tribunaux de Lausanne, Vaud, Suisse.

12. Mentions légales — Exploitant du service

SecretarIA est exploité par Yves Baumann Informatique, Rue Ecole-de-Commerce 1, 1004 Lausanne, Suisse — IDE CHE-486.476.137.
Email : contact@mysecretaria.ch