Politique de Confidentialité
La présente politique détaille comment SecretarIA (exploité par Yves Baumann Informatique, coordonnées complètes dans nos mentions légales) traite vos données personnelles. En tant qu'entreprise suisse, SecretarIA applique la Loi fédérale sur la protection des données (LPD). Le RGPD européen peut s'appliquer en complément, selon des critères précis (article 3 RGPD) : que SecretarIA soit considéré comme établi dans l'Union européenne (ce qui n'est pas le cas), ou qu'un traitement donné vise spécifiquement à offrir des services à des personnes dans l'UE ou à suivre leur comportement. Le seul fait que l'un de vos propres clients soit établi dans l'Union européenne ne suffit pas à lui seul à rendre le RGPD applicable à SecretarIA — cela peut en revanche créer, pour vous, des obligations RGPD propres vis-à-vis de ce client, indépendantes de la présente politique. Lorsque le RGPD s'applique effectivement à un traitement que nous effectuons, les garanties correspondantes vous sont étendues.
1. Vos données et leur utilité
- Espace de travail : Votre nom, email et adresse d'entreprise servent à personnaliser vos en-têtes de factures et à gérer votre accès sécurisé.
- Dictée vocale : Vos enregistrements sont envoyés à notre prestataire de transcription (OpenAI) pour être convertis en texte. Nous conservons le texte, pas le son : dès que la transcription réussit et que ce texte est enregistré dans votre compte, le fichier audio est supprimé de notre stockage actif — même si la génération du devis échoue ensuite (un nouvel essai repart alors du texte déjà transcrit, pas d'un nouvel enregistrement). En cas d'échec de la transcription elle-même (silence, bruit, erreur technique), l'audio est conservé le temps de vous permettre un nouvel essai ou, si besoin, un diagnostic par notre support, puis supprimé automatiquement — au plus tard 8 jours après l'échec. Cette suppression concerne notre stockage actif ; le sort des copies de sauvegarde et de la conservation chez OpenAI est détaillé respectivement au §5 et au §2.
- Notes photographiées : Vos photos de notes manuscrites sont envoyées à notre prestataire de reconnaissance de texte (OpenAI) le temps de l'analyse, puis ne sont pas conservées sur nos serveurs une fois le texte extrait — sauf lorsqu'elles font partie du journal de chantier, où elles sont gardées comme pièce de suivi de votre activité (voir §5).
- Gestion des documents : Le descriptif technique de vos travaux est enregistré dans votre espace personnel pour vous permettre de retrouver votre historique. Si vous omettez le nom de votre client lors de la dictée pour l'ajouter ensuite manuellement, cela réduit ce qui est envoyé à notre prestataire IA au moment de la dictée — cela ne rend pas le document anonyme : le nom que vous ajoutez ensuite reste enregistré dans votre compte, et peut être retransmis à ce même prestataire lors d'un traitement ultérieur (relecture, édition vocale) portant sur ce document complété.
2. Ce que fait l'intelligence artificielle
SecretarIA utilise l'API professionnelle d'OpenAI (transcription vocale, lecture de photos, génération de vos devis/factures, et le classement de votre catalogue de prestations le cas échéant) — un usage distinct du service grand public "ChatGPT", avec ses propres règles. Trois questions différentes s'y posent, à ne pas confondre :
- Entraînement des modèles : par défaut, les données envoyées par l'API ne sont pas utilisées par OpenAI pour entraîner ses modèles, sauf activation volontaire d'un partage à cette fin dans les paramètres du compte — une option que nous n'avons pas activée.
- Conservation chez OpenAI : deux mécanismes distincts existent chez OpenAI, et nous n'utilisons que le premier. Le « stockage applicatif » (conservé par défaut par certaines API plus récentes d'OpenAI, indépendamment de tout paramètre explicite, ainsi que par ses fonctionnalités d'assistants ou d'espaces de stockage) ne nous concerne pas : nous appelons exclusivement les points d'accès techniques d'OpenAI qui n'ont, eux, aucune rétention de ce type par défaut — vérifié directement dans le code de nos services. Chaque appel est ponctuel et sans état conservé après la réponse. Reste la conservation dans les journaux de surveillance des abus, différente selon le type d'appel : vos dictées vocales passent par l'API de transcription, dont la politique documentée par OpenAI ne prévoit pas de rétention dans ces journaux. La lecture de vos photos et la génération de vos devis/factures passent par son API de génération de texte, conservée par défaut jusqu'à 30 jours à cette même fin de sécurité, avant suppression — sauf activation d'une option de rétention réduite, que nous n'avons pas activée à ce jour. Les images que vous photographiez sont en outre systématiquement contrôlées à leur réception pour détecter du contenu illégal (protection de l'enfance) ; une image ainsi détectée peut être conservée plus longtemps pour signalement, quelle que soit l'option de rétention choisie.
- Stockage chez SecretarIA : ce que nous conservons ou supprimons ensuite de notre côté est décrit au §1 et au §5 — un sujet distinct du traitement fait par OpenAI.
3. Hébergement et sous-traitants
Vos données (base de données clients, documents, fichiers) sont hébergées chez OVHcloud, sur des serveurs loués en France — nous n'exploitons pas d'infrastructure physique propre. Au-delà de l'hébergement, nous faisons appel aux prestataires suivants :
OVHcloud
OpenAI
Stripe
Resend
Cloudflare
Meta
Lorsque nous utilisons la connexion via Google ou Facebook, nous sommes nous-mêmes liés, en tant qu'éditeur tiers, par les conditions développeur de ces plateformes — qui encadrent notre usage de ces données (limité à l'authentification) — en plus de votre propre relation avec votre compte Google ou Facebook.
5. Conservation et suppression
Compte actif : nous conservons vos données aussi longtemps que votre compte existe et que vous l'utilisez — il n'y a pas de purge automatique pour inactivité à ce jour.
Suppression de compte : sur votre demande, votre compte et l'ensemble de vos données (documents, clients, chantiers, bons de régie, fichiers associés) sont supprimés de notre base de production — y compris les documents habituellement protégés contre une suppression accidentelle isolée pendant l'usage normal du service (facture encaissée, devis accepté, bon de régie signé). Cette protection existe pour vous éviter de perdre par erreur une preuve de travaux acceptés par votre client ; elle ne repose sur aucune obligation de notre part de conserver vos données après une fermeture de compte volontaire. Comme ces documents peuvent constituer une preuve utile pour votre propre activité, nous vous recommandons d'en télécharger le PDF avant de demander la suppression — cette suppression est ensuite définitive.
Vos obligations comptables : en tant qu'entreprise suisse, vous êtes légalement tenu de conserver vos propres pièces comptables (dont vos factures) pendant la durée prévue par le droit suisse. Cette obligation vous incombe à vous, pas à SecretarIA : nous n'archivons pas vos documents à votre place au-delà de la durée de vie de votre compte, d'où l'importance d'exporter vos documents importants avant toute suppression.
Demandes de contact : les messages envoyés via notre formulaire de contact nous parviennent par email et sont conservés comme n'importe quel email professionnel, le temps nécessaire au suivi de votre demande — ils ne sont pas stockés dans une base de données séparée.
Sauvegardes de secours : nous effectuons des sauvegardes chiffrées de l'ensemble de vos données — base de données ET fichiers (photos, enregistrements audio non encore purgés) sont sauvegardés ensemble, pas séparément. Chaque nuit, une sauvegarde chiffrée est transmise automatiquement vers un second serveur, où elle est conservée 30 jours avant d'être écrasée automatiquement. Une donnée supprimée de votre compte peut donc subsister jusqu'à 30 jours dans cette sauvegarde avant d'en disparaître à son tour.
Factures de votre abonnement SecretarIA : distinctes des documents que vous créez pour vos propres clients, les factures que SecretarIA vous émet pour votre abonnement sont conservées conformément à nos propres obligations comptables (en principe 10 ans selon le droit suisse).
6. Vos droits
Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de suppression et, dans les cas prévus par la loi, de limitation ou d'opposition au traitement de vos données. Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant directement (coordonnées ci-dessous).
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) en Suisse ou, lorsque le RGPD s'applique effectivement à votre situation (cf. introduction), l'autorité de protection des données compétente dans votre pays de l'Union européenne.
En cas de violation de données personnelles, nous évaluons le risque qu'elle représente pour vous et vous en informons, ainsi que l'autorité compétente si les circonstances l'exigent, conformément aux obligations applicables selon le régime concerné (LPD ou RGPD) — ces obligations ne sont pas identiques dans tous les cas.
7. Contact
Le responsable du traitement est Yves Baumann Informatique — contact@mysecretaria.ch. Coordonnées complètes (adresse, IDE) dans nos mentions légales.
Besoin d'aide ou de précisions ? Contactez-nous
Dernière mise à jour : 10 septembre 2026